Membuat Absensi Online Menggunakan Google Forms

Di musin darurat Covid-19, semua sekolah di setiap daerah diwajibkan untuk melakukan Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ), baik menggunakan metode daring (dalam jaringan) maupun luring (luar jaringan). Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mencegah terjadinya penyebaran virus Covid-19 di kalangan siswa maupun guru.

Salah satu fasilitas yang dapat digunakan dalam pembelajaran jarak jauh adalah Portal Rumah Belajar. Dalam Rumah Belajar, terdapat banyak sekali fasilitas belajar yang dapat dimanfaatkan, diantaranya adalah Kelas Maya (Kelas Digital).

Di Kelas Maya, guru dapat memberikan materi, tugas, maupun latihan soal dalam bentuk digital. Selain itu dapat juga disisipkan materi dalam bentuk dokumen seperti file .pdf maupun .ppt serta dapat diintegrasikan dengan media belajar lain salah satunya adalah Google Forms.

Pembelajaran daring di mana siswa dan guru tidak melakukan kegiatan belajar secara tatap muka langsung tentu memiliki keterbatasan yaitu guru tidak bisa memonitor aktivitas belajar siswa di rumah. Untuk meminimalisir kelemahan tersebut, dapat menggunakan daftar hadir online atau presensi setiap mata pelajaran sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat. Salah satu fasilitas yang digunakan untuk membuat absensi/presensi online adalah Google Formulir.

Persiapan

Google Drive merupakan layanan Google yang berfungsi untuk menyimpan data atau dokumen secara gratis agar dapat diakses melalui jaringan internet. Salah satu aplikasi yang terdapat pada Google Drive adalah Google Formulir atau biasa disebut Google Forms.

Selanjutnya yang harus dipersiapkan adalah format absensi. Adapun format absensi yang bisa dijadikan rujukan adalah sebagai berikut (contoh format untuk siswa SMK. Tingkat SD, SMP, SMA tinggal menyesuaikan):

• Format absensi per jurusan, judul absensi yang bisa digunakan "Daftar Hadir Pembelajaran Daring Jurusan xxx":
  • Kelas
  • Mata Pelajaran
  • Nama Siswa
  • Hari, Tanggal
  • Pukul
  • Keterangan
• Format absensi per tingkat judul absensi yang bisa digunakan "Daftar Hadir Pembelajaran Daring Kelas xxx":
  • Jurusan
  • Mata Pelajaran
  • Nama Siswa
  • Hari, Tanggal
  • Pukul
  • Keterangan
• Format absensi per kelas judul absensi yang bisa digunakan "Daftar Hadir Pembelajaran Daring Kelas xxx:
  • Mata Pelajaran
  • Nama Siswa
  • Hari, Tanggal
  • Pukul
  • Keterangan

Format di atas tentunya memiliki berbagai kelebihan dan kekurangan. Contoh untuk format jurusan cukup menggunakan satu link absensi, digunakan untuk semua kelas dan jurusan, kelemahannya adalah entry yang masuk dalam formulir sangat banyak karena merekap semua siswa dari setiap mata pelajaran. Untuk itu, kita ambil yang sederhana yaitu format ke tiga, absensi dibuat per kelas untuk masing-masing jurusan. Jika mau lebih mudah lagi buat absensi per kelas dan per mata pelajaran.

Langkah-langkah Membuat Absensi Online menggunakan Google Forms

Untuk membuat absensi online menggunakan Google Formulir, hal pertama yang harus dipersiapkan adalah akun google yang nantinya akan terhubung langsung ke akun Google Drive.

Kali ini kita akan mencoba membuat Absensi Online dengan format per kelas. Berikut step by step pembuatan absensi online menggunakan Google Formulir:

• Kunjungi website Google Drive atau langsung klik di sini

• Klik Go to Drive untuk masuk ke layanan Google Drive

• Pada akun Google Drive, pilih New > More > Google Forms. Pada formulir, lakukan pengaturan berikut:
  • Untitled Form, isi dengan judul absensi misalnya Absensi Daring Kelas XI TKJ A
  • Form description, isi dengan petunjuk pengisian absensi online misalnya "Mohon diisi sesuai dengan jadwal mata pelajaran yang sudah ditentukan. Misalnya Mapel Matematika hari senin tgl 20 Juli 2020 pukul 12.00 - 13.30, maka diisi sesuai tgl tersebut, waktu sesuai rentang pukul tersebut (dari jam 12.00 - 13.30).

• Pada kolom Untitled Question, lakukan pengaturan berikut:
  • Untitled Question, isi dengan "Mata Pelajaran"
  • Ganti Multiple Choice dengan Drop-down
  • Option 1, isi dengan daftar mata pelajaran
  • Aktifkan tombol Required (wajib diisi)

• Lakukan cara yang sama untuk menambahkan daftar nama siswa:
  • Klik tombol + (add question) yang berada di sebelah kanan
  • Question, isi dengan "Nama Siswa"
  • Ganti Multiple Choice dengan Drop-down
  • Option 1, isi dengan daftar nama siswa
  • Aktifkan tombol Required (wajib diisi)

• Klik tombol + untuk menambahkan kolom Hari, Tanggal:
  • Question, isi dengan "Hari, Tanggal"
  • Ganti Multiple Choice dengan Date
  • Aktifkan tombol Required

• Klik tombol + untuk menambahkan kolom Waktu:
  • Question, isi dengan "Pukul"
  • Ganti Multiple Choice dengan Time
  • Aktifkan tombol Required

• Terakhir tambahkan kolom "Keterangan":
  • Question, isi dengan "Keterangan"
  • Option 1, isi dengan "Hadir"
  • Aktifkan tombol Required

• Tahap selanjutnya adalah membuat file Spreadsheet. Fungsinya adalah untuk melihat nama-nama siswa yang telah mengisi formulir absensi. Caranya sebagai berikut:
  • pada formulir absensi pilih tab Responses > klik icon Spreadsheet (warna hijau)
  • Beri nama file misalnya "Rekap Absensi Daring Kelas XI TKJ A"
  • Klik tombol Create

• Untuk melihat formulir absensi online, silakan klik tombol Preview (gambar mata)

• Untuk mengirim link absensi online ke siswa, silakan klik tombol Send > Send via pilih link (gambar rantai) > centang Shorten Url > klik tombol Copy

• Setelah link absensi diperoleh, silakan bagikan link tersebut ke masing-masing siswa atau dapat juga via group wa kelas. Setiap masuk mata pelajaran, siswa diharapkan untuk absen terlebih dahulu via link tersebut
• Agar semua guru dapat melihat rekap absensi siswa (hanya melihat tidak bisa menghapus atau menambah data), lakukan pengaturan sharing pada file spreadsheet seperti berikut:
  • Pada halaman spreadsheet klik tombol Share yang berada di sebelah kanan atas
  • Klik Change to anyone with the link
  • Copy link tersebut, lalu klik Done
  • Bagikan link tadi ke guru pengampu mata pelajaran

Contoh absensi online yang sudah jadi seperti gambar di bawah ini

Demikian panduan singkat cara membuat absensi online menggunakan google formulir, semoga panduan ini dapat membantu dewan guru yang sedang melakukan pembelajaran jarak jauh atau daring.

Bagikan Artikel ini